Criar formulário de inscrição para Reunão Pública

Primeiro acesse o Microsoft forms e crie um formulário para coletar as inscrições.

ATENÇÃO!

Você sabia que é possível duplicar um formulário? Desta forma, não precisa criar tudo do zero. Clique aqui para clonar o modelo.

Caso tenha clonado o modelo, clique no ícone abaixo para pular a etapa do formulário.

Este é o modelo de cabeçalho de uma Audiência Pública. Também adicionamos uma imagem (clique aqui para fazer o download da imagem) e uma descrição, que deve conter o(s) objetivo(s) da Audiência.

Insira um título, descrição e imagem para o formulário e em seguida selecione “Adicionar nova” para inserir uma pergunta

Selecione uma das opções de pergunta e prossiga com a criação do formulário

O primeiro campo é um campo de texto e é o de “Nome“. Ele deve ser obrigatório.
Ative o subtítulo, adicione  a frase “Insira seu nome completo

O campo número 2 também é de texto e é o de “E-mail“. Assim como o campo “Nome”, ele deve ser obrigatório e ter subtítulo.

O subtítulo é:
Insira um e-mail válido.
Lembre-se que vai ser pelo e-mail inserido que lhe enviaremos o link para a participação da audiência.

O 3º campo é de texto também. Ele deve receber o “Nº da Identidade“. Deve ser obrigatório e não precisa de subtítulo.

O quarto campo é de “Opção”. Ele pergunta ao usuário se ele representa uma instituição ou um usuário de serviços públicos.
O campo é obrigatório.

O quinto campo não é obrigatório e não tem subtítulo. Nele, deve estar escrito:

“Caso você represente uma instituição, informe o nome”

O sexto e último campo não é obrigatório e não tem subtítulo. Nele, deve estar escrito:

“Caso tenha interesse em apresentar considerações a respeito de algum processo em pauta, informe o número do processo.”

Para finalizar, acesse o menu de configurações, no canto superior direito

Deixe os campos os seguintes campos marcados:

“Qualquer pessoa pode responder”

“Aceitar respostas”

“Personalizar a mensagem de agradecimento”

E preencha o campo da mensagem com: 

“Inscrição efetivada com sucesso.

Verifique sua caixa de e-mail para obter o link da reunião
Lembre-se de verificar a caixa de Spam”

Pronto! O formulário foi criado e já está funcionando e pode ser compartilhado!

O primeiro link da tela de compartilhamento é o que deve ser encaminhado ao USUÁRIO do formulário. 

Ao marcar a opção </>, você obtém o código para incorporar o formulário em uma página.

O segundo link é para que você consiga duplicar o formulário e reaproveitar o modelo para outras reuniões.

O terceiro link é para compartilhar com outros COLABORADORES que poderão editar e ver as respostas dos usuários.

Código para incorporar o formulário em uma página

ATENÇÃO!

As pautas das reuniões devem sem publicadas em 2 links

Link 1

Link 2

O formulário deve ser incorporado no Link 1.

Após a criação do formulário, acesse o Power Automate para realizar a criação do fluxo.

Em seguida selecione “Fluxo Automatizado”

Crie um nome para o fluxo e selecione o gatilho “Quando uma nova resposta é enviada”

Selecione o formulário que foi criado para receber as inscrições

Adicione uma nova etapa no flow, busque por forms e selecione “Obter os detalhes da resposta”

Selecione o mesmo formulário que foi escolhido na primeira etapa do flow e insira o “ID da resposta” no segundo campo.

Adicione uma nova etapa, pesquise por “Outlook” e selecione a ação “Enviar um email (V2)”

Preencha o destinatário com a resposta(E-mail) que foi inserida no formulário, selecionando a resposta na caixa lateral que será aberta!
No corpo do e-mail também é possível colocar o nome da pessoa que respondeu o formulário puxando a resposta da pergunta(Nome) do formulário.
Não esqueça de botar o hiperlink com o link da reunião na escrita “Clique aqui”

Em “Mostrar opções avançadas”, mude o remetente do e-mail para a conta “booking@adasa.df.gov.br”

Agora é só testar o formulário e o flow enviando uma resposta ao formulário e verificar a execução do mesmo na página de informações:

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